Email là phương tiện liên lạc phổ biến và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, bán hàng… Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp để tạo ra giá trị cao nhất. Sau đây là 8 nguyên tắc cơ bản mà bạn nên nắm rõ.
1. Tuân thủ quy định của công ty
Các công ty cấp email theo tên miền cho nhân viên nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý và trao đổi thông tin của nhân viên. Khi sử dụng email doanh nghiệp, công ty cũng sẽ giám sát được toàn bộ email của bạn. Email được xem như tài sản riêng của nhân viên, vì vậy nhân viên có trách nhiệm bảo vệ hộp thư của mình và tuân thủ các quy định chung về sử dụng email.
Các quy định này bao gồm vấn đề bảo mật, mục đích sử dụng, phương thức gửi/nhận email…
Có thể kể đến một số quy định cơ bản như: Khi liên hệ hoặc trao đổi công việc với cấp quản lý, nhân viên trong công ty và các tổ chức, cá nhân bên ngoài, nhân viên phải sử dụng email đã được cấp; không sử dụng email cho các mục đích phát tán thông tin độc hại…
2. Hình thức trình bày chuyên nghiệp
Một email được trình bày rõ ràng, mạch lạc, chuẩn form là yếu tố đầu tiên cho thấy sự chuyên nghiệp của người viết. Đó là email được thể hiện một cách ngắn gọn, súc tích nhưng đáp ứng đầy đủ thông tin.
Một email đầy đủ và chuyên nghiệp cần có bố cục chặt chẽ bao gồm:
- Lời chào/ gửi…
- Nội dung cần trao đổi
- Kết thúc bằng câu chào/cảm ơn/trân trọng
Một số người không chú ý đến hình thức trình bày của email gửi đi, tuy nhiên nó đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin một cách dễ hiểu và tạo cảm tình với người nhận, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
3. Quy luật chung của nội dung email
Để email của mình được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ ban đầu, hãy chú ý:
– Đặt tiêu đề cho email ngắn gọn, có ý nghĩa và bao quát được nội dung email: Tuyệt đối không gửi email thiếu tiêu đề. Đây là dòng chữ đầu tiên mà người nhận có thể đọc được và là nội dung để phân biệt với những email khác, vì vậy tiêu đề của email rất quan trọng.
– Mỗi email chỉ nên viết về một vấn đề: Người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi, dễ dẫn đến việc bỏ sót thông tin, do đó nếu có thể người gửi email chỉ nên viết một vấn đề.
– Viết email thật ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu: Nội dung ngắn gọn, súc tích sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc.
– Không sử dụng tiếng lóng, viết tắt: Thể hiện tính chuyên nghiệp của người gửi.
– Soát lỗi chính tả trước khi gửi email: Lỗi chính tả là yếu tố hàng đầu làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự đầu tư nghiêm túc của người gửi email. Vì thế hãy đọc lại email một lần trước khi gửi đi để chắc chắn nội dung không có lỗi sai nào.
4. Sử dụng đúng mục đích
Mặc dù email rất tiện lợi và thông dụng, nhưng gửi email không phải là phương pháp có thể sử dụng cho mọi trường hợp, đặc biệt là email doanh nghiệp bởi chúng được tạo ra chỉ với mục đích thực hiện công việc công ty. Do đó, người dùng không nên sử dụng email công ty để làm việc riêng; không phát tán nội dung bất hợp pháp; chỉ chuyển tiếp email cho những người liên quan, tránh chuyển email cho đối tượng khác với mục đích trêu trọc, đùa giỡn…
5. Sử dụng chữ ký cá nhân
Để người nhận thư sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lý những vấn đề gì và đến từ đâu thì một địa chỉ email doanh nghiệp là chưa đủ mà bạn còn cần tạo cho mình một chữ ký cá nhân. Phần nội dung này bao gồm: tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại ở cuối bức thư.
6. Sử dụng file đính kèm
Trong khi trao đổi công việc, bạn thường xuyên phải sử dụng hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm… trong email. Nội dung này cũng cần phải chỉn chu, chuyên nghiệp. Tên file đính kèm cần rõ ràng, bố trí theo nội dung công việc. Với các file được đặt tên bằng Tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ viết không có dấu. Đặc biệt, cần kiểm tra file cẩn thận để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thành hoặc không đúng nội dung truyền tải.
7. Phản hồi nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email bạn nhận được. trả lời thư càng nhanh càng tốt bởi việc này không chỉ góp phần đẩy mạnh tiến độ và hiệu quả công việc mà còn thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự lịch thiệp và thiện chí của bạn đối với người nhận.
8. Lọc thư rác
Việc nhận được thư rác là điều không tránh khỏi khi sử dụng email. Khi thấy thư rác, hãy xóa thư đó ra khỏi hòm thư của bạn để tránh tốn dung lượng của email đồng thời ngăn chặn sự tấn công của hacker. Thư rác quá nhiều không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn dễ gây nhầm lẫn giữa thư công việc và thư rác dẫn đến tình trạng bỏ sót công việc cần xử lý.
Việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng ngày nay. Nắm vững những nguyên tắc hữu ích cơ bản sẽ giúp bạn sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Đừng quên sử dụng dịch vụ email theo tên miền của ECP Media để tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn nhé! Liên hệ ngay hotline 0982 036 296 để được tư vấn chi tiết.