Chiến dịch PR là một phần không thể thiếu trong hoạt động marketing của các doanh nghiệp. Đó là việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và các nhóm công chúng của tổ chức. Một chiến dịch PR tốt rất cần thiết để nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
Vậy để xây dựng một chiến dịch PR hoàn hảo cần các bước nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
PR là gì?
PR là từ viết tắt của Public relations, có nghĩa là quan hệ công chúng. Đa phần lý luận về PR đều du nhập từ nước ngoài nhưng nền Marketing Việt Nam đang dần quen thuộc với những lý thuyết học thuật đó. Trên thực tế, marketing đang bao trùm lên hoạt động của hầu hết các ngành nghề, việc các marketer tiếp cận được với PR là điều dễ hiểu.
>> Xem thêm: Chinh phục khách hàng bằng điểm chạm thương hiệu như thế nào?
Bản chất công việc PR được thể hiện phần nào qua cái tên của nó. Thực hiện hoạt động PR là việc tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với các đối tượng công chúng khác. Những đối tượng công chúng đó bao gồm đối tác, người tiêu dùng, khách hàng mục tiêu, báo chí hay là bất kỳ ai trong xã hội có thể tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là những scandal hay “phốt” của doanh nghiệp không phải là nỗ lực PR thực sự và đúng nghĩa vì nó không mang lại một cái nhìn thiện cảm cho công chúng về tổ chức. Những hình thức này bị xếp vào hạng “PR bẩn” và không được những công ty chuyên nghiệp lựa chọn.
Những công việc cần làm trong hoạt động PR
Tương tự như tại các bộ phận khác của công ty, người làm PR phải cân nhắc các hình thức để thực hiện hoạt động đạt được hiệu quả tối ưu. Vì đây là hoạt động ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp nên phải cẩn trọng trong từng khâu thực hiện. Nhân viên phòng marketing sẽ là người lên kế hoạch chi tiết về thông điệp, đối tượng nhắm đến, thời gian thực hiện để đơn giản hóa việc quản lý trong quá trình thực hiện.
Một số công việc PR mà các marketer phải thực hiện:
- Lập kế hoạch chi tiết về chiến lược PR. Nghiên cứu kỹ càng các yếu tố ảnh hưởng trước khi thực hiện.
- Tiến hành giao tiếp với người phát ngôn chính. Giao tiếp với đồng nghiệp là cách PR nội bộ bằng hình thức truyền miệng rất hiệu quả với chi phí thấp.
- Chủ động liên lạc, tiếp nhận phản hồi và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông, cá nhân và các tổ chức khác, thường qua điện thoại và email.
- Cung cấp thông cáo báo chí là hoạt động của quan hệ báo chí.
- Viết tạp chí lưu hành nội bộ, phát hành các bài nghiên cứu điển hình, bài phát biểu, bài viết và báo cáo hàng năm.
- Giám sát việc sản xuất tài liệu quảng cáo công khai, tờ rơi, tờ rơi thư trực tiếp, video quảng cáo, ảnh, phim trên các phương tiện truyền thông, đa phương tiện.
- Tổ chức họp báo, triển lãm, các tour báo chí để công bố về những vấn đề quan trọng của công ty một cách chính thức.
- Duy trì và cập nhật thông tin trên trang website của tổ chức.
- Quản lý và cập nhật thông tin và tương tác với người dùng trên Facebook cũng như các mạng xã hội khác.
- Tìm nguồn cung ứng và quản lý cơ hội nói và tài trợ
- Bồi dưỡng quan hệ cộng đồng thông qua các sự kiện như ngày mở cửa và thông qua sự tham gia trong các sáng kiến cộng đồng.
- Dự kiến giải pháp và sẵn sàng ứng phó khi khủng hoảng nổ ra.
Bí quyết để có chiến dịch PR chi tiết, hoàn hảo
Trước khi thực hiện các hoạt động PR, người marketer cần cân nhắc rất nhiều vấn đề về nhân sự, tài chính, nguy cơ và các tình huống có thể xảy ra. Chính vì vậy, để điều hướng hoạt động PR nhắm đúng đối tượng, việc đề ra kế hoạch PR vô cùng quan trọng và là nền tảng vững chắc để triển khai các hoạt động cụ thể trong tương lai. Nhờ đó, công ty dự kiến được mức chi phí vào hoạt động và có cơ sở chi tiết để đánh giá hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Dưới đây là 6 bước cần có để thiết lập một chiến dịch PR đạt hiệu quả cao:
Bước 1: Xác định mục tiêu của hoạt động PR
Trước khi thực hiện các chiến lược PR, các marketer cần xác định mục tiêu mà họ nhắm đến là gì. Đây được coi là kim chỉ nam cho việc triển khai các bước tiếp theo của chiến lược. Những người lên kế hoạch PR phải xem xét, cân nhắc kỹ để đảm bảo tuân theo các nguyên tắc xác lập mục tiêu. Ngoài ra, mục tiêu này cũng cần phải phù hợp với mục tiêu và định hướng chung của toàn doanh nghiệp. Ví dụ như mục tiêu năm nay là tăng thị phần thì mục tiêu của hoạt động PR có thể là nâng cao độ nhận diện thương hiệu hoặc tăng doanh thu bán sản phẩm.
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu.
Khi đã xác định được mục tiêu nhắm đến thì người làm PR cần nắm rõ đối tượng tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp là ai. Nhóm công chúng mà công ty đang hướng đến trong chiến dịch này có thể là doanh nghiệp đối tác, khách hàng, nhân viên nội bộ công ty,… Nhóm lập kế hoạch PR nên lựa chọn 1 đến 2 đối tượng mục tiêu cho mỗi chiến dịch để đảm bảo tối ưu hóa hiệu quả sử dụng chi phí. Những câu hỏi cần trả lời như “Họ giúp gì cho doanh nghiệp?”, “Vì sao lựa chọn đối tượng này mà không lựa chọn đối tượng khác?”, “Doanh nghiệp nên bỏ ra bao nhiêu chi phí để tạo sự chú ý với đối tượng mục tiêu?”,… sẽ giúp công ty lựa chọn đối tượng thích hợp.
Bước 3: Xây dựng chiến lược cho mục tiêu.
Ở bước này, hãy nghiên cứu cách thức tiếp cận đến đối tượng mục tiêu một cách phù hợp. Nếu đối tượng mục tiêu là những người trẻ tuổi, hoạt động nhiều trên các mạng xã hội thì việc tận dụng KOLs trên các nền tảng này là một ý tưởng không tồi. Trong khi đó, đối tượng là người trung tuổi thì nền được tiếp cận qua báo chí, đặc biệt là những đầu báo online uy tín, đáng tin cậy hiện nay. Bên cạnh đó, thông điệp nên ngắn gọn và dễ hiểu. Sẽ tốt hơn nếu thông điệp mang yếu tố “bắt trend”, điều này giúp đối tượng dễ nhớ hơn.
>> Xem thêm: 3 tips sử dụng công cụ tìm kiếm từ khóa mới của Instagram
Bước 4: Xác định chiến thuật.
Các nhóm làm PR nên vạch rõ từng đầu việc cần làm, càng chi tiết càng tốt. Điều khá quan trọng là nên ghi rõ mốc thời điểm để bắt đầu các đầu việc. Tại bước này, các marketer cũng nên thực hiện phân công nhân sự một cách hợp lý, tránh tình trạng một người ôm đồm quá nhiều việc. Những hoạt động này là cơ sở để công ty xác định ngân sách một cách tương đối chính xác.
Bước 5: Thiết lập ngân sách.
Ngân sách được xác định dựa theo số đầu việc và khối lượng công việc trong chiến dịch PR. Chi phí bao gồm thuê mặt bằng, phương tiện di chuyển, in ấn, tài liệu… Đó là phần chi phí được dành cho những hoạt động mà người làm PR đã tiên lượng được trước.
Tuy nhiên, không ai có thể đảm bảo mọi việc sẽ diễn ra đúng như dự kiến. Chính vì vậy, đừng quên để riêng ra một khoản chi phí dự phòng để kịp thời xử lý những bất trắc không đáng có. Trong trường hợp có khủng hoảng xảy ra với công ty, việc ứng biến nhanh với ngân sách định trước sẽ giảm thiểu tối đa tổn thất cho doanh nghiệp.
Bước 6: Kiểm tra và đánh giá
Đây là bước được diễn ra từ trước khi các hoạt động của chiến dịch được diễn ra. Hãy kiểm tra cẩn thận các công việc và các yếu tố liên quan một hoặc vài lần trước khi “thực chiến”. Chỉ sai sót nhỏ không đáng có cũng có thể khiến công chúng mục tiêu “một đi không trở lại”. Ngoài ra, trong thời gian đầu thực hiện chiến lược, hãy nghe ngóng những phản hồi của công chúng để điều chỉnh, mang lại hiệu quả cao hơn cho chiến dịch.
Hiện nay, ECP Media là một trong những đơn vị cung cấp các giải pháp digital marketing hiệu quả cho các doanh nghiệp, trong đó bao gồm xây dựng và phát triển hoạt động PR. ECP Media mang đến cho quý khách hàng dịch vụ phòng marketing thuê ngoài chất lượng, từ việc lên kế hoạch đến thực hiện chiến dịch PR. Quý khách hãy liên hệ hotline 024.6260 2736 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.
Nguồn: Sưu tầm